Para una mejor implementación del sistema, se ha dividido en secciones cuyas actividades principales, detalladas sintéticamente, son:
1.+Secci%C3%B3n+Par%C3%A1metros%3ALa parametrización responde a la idea de carga única de datos. El sistema posee una serie de datos que son generales al proyecto y están relacionados entre sí. Dichos datos conforman distintos sectores, que le otorgan al sistema una gran flexibilidad y adaptabilidad a la hora de realizar cambios, así como en la implementación del sistema en diferentes condiciones administrativas de acuerdo a las instituciones en las que se implementa. A su vez se divide en Parámetros Generales, Estructurales, Contables y Modelos.
2.+Secci%C3%B3n+Presupuesto%3AEn esta sección se incorporan los Planes de Inversión, el Presupuesto del proyecto y el Presupuesto Local.
2.1. Plan de Inversión: Contiene la información de los planes de inversión originales del proyecto definidos en forma anual, discriminando e individualizando el aporte externo del local y de las contingencias. La carga del Plan de Inversiones se realiza en la moneda correspondiente al proyecto y es de suma importancia ya que se convierte en el marco o expectativa general del mismo. La carga del Presupuesto operativo en sucesivas unidades de evaluación temporal, irá confirmando dichos planes o produciendo las eventuales correcciones, ya sean de orden temporal como de asignación de recursos. Cabe aclarar que ambos datos serán informados y relacionados con el avance de ejecución real en varios reportes, y se convertirán en un aporte importante a las tareas de gerenciamiento del proyecto.
2.2. Presupuesto del proyecto: Desde esta sección se realiza la carga del presupuesto aprobado para el proyecto, discriminado en unidades de evaluación temporal, que pueden ser quincenales, mensuales, bimestrales, trimestrales. Constituye el marco de referencia para la comparación de la ejecución real y la estimada.
El ejecutor, en la etapa de configuración, define la carga del presupuesto. En este nivel puede o no realizar las asignaciones presupuestarias, tanto en unidades físicas como monetarias, y luego va incorporando la información al momento de estar disponible, de acuerdo a la estructura.
2.3. Presupuesto Local: Este sector tiene por objeto registrar, para una unidad de evaluación temporal determinada, en moneda local, las asignaciones de partidas presupuestarias del proyecto, es decir, una valorización proyectada de los gastos y/o inversiones según la apertura presupuestaria local.
Los reportes que emite el sistema también pueden ser obtenidos en el sitio Internet estático, si el proyecto así lo dispusiese. Permiten hacer un seguimiento de la incidencia del avance del proyecto en términos de partidas presupuestarias asignadas al mismo. Se realiza dicho seguimiento sobre el aporte local y el aporte externo, en términos de presupuestado, comprometido o contratado, saldo a comprometer, certificado, pagado y saldo por pagar.
3.+Secci%C3%B3n+Llamados%3AEn esta sección se incorpora información de los procesos de contratación y adquisición del proyecto, para relacionarla con las posteriores etapas de desarrollo que se ingresen al sistema y para el monitoreo de las mismas con la emisión de reportes de seguimiento y evaluación.
Los llamados están organizados por método de contratación e incluyen las distintas propuestas para cada uno. Estos tres niveles, método, llamado y propuesta funcionan en forma interrelacionada con automatismos que favorecen la carga de datos y su seguimiento.
Los llamados poseen una 'carátula' con los datos generales del mismo, la categoría de gastos al que afectará la contratación, y una lista de tareas a cumplir, con la posibilidad de ingresar las fechas estimada y real de cada una, que automáticamente son sugeridas por el sistema para ser ingresadas, de acuerdo al método al cual pertenezca el llamado.
Además de una carátula, cada llamado tiene varias órdenes de especificaciones que se pueden realizar: los lotes que lo componen, las actividades de la estructura del proyecto y partidas presupuestarias que serán afectadas valuando un estimado en la moneda del proyecto, y la proyección financiera de pagos. Además es posible llevar el control de garantías de ofertas para licitaciones.
4.+Secci%C3%B3n+Contratos%3AMediante la carga en esta sección el sistema dispone de los datos necesarios para realizar el seguimiento de la ejecución, posibilitando reunir, comparar y analizar información tanto de orden físico como financiero. Es una sección de naturaleza administrativa y técnica.
La carga de datos y los procesos relacionados con contratos definen una parte sustancial del sistema, asociando todos los parámetros de la carga previa del presupuesto, la evolución de los procesos de contratación y el banco de propuestas; así como la evolución futura del plan de trabajo y el plan de pagos, la liquidación de las órdenes de pago, la registración de asientos automáticos en la contabilidad y la emisión de solicitudes de desembolsos del préstamo.
En la etapa de Contratación al usuario se le permitirá ingresar tanto contratos provenientes de un proceso de contratación como contratos sin llamados a oferentes. Si proviene de un llamado, simplemente deberá elegir la propuesta e ingresar únicamente la fecha de firma del contrato y un código único y no modificable para el contrato. La oferta o propuesta seleccionada se convierte en un contrato que hereda todos los datos ingresados en la etapa de procura y propuesta. El contrato tiene la función de cabecera de los datos generales, habilitando la existencia de folios.
En el mismo se definen un detalle, la actividad a la que se extiende el folio del contrato, el indicador al que se asocia, y la cantidad que se ejecuta del mismo, la subcategoría de gasto que ha de imputarse, el código del bien o servicio a utilizar en el desembolso del préstamo, la moneda en que se contrata, y el formato o rutina contable que generan los pagos a realizar por la contratación.
La generación del folio habilita la carga del importe, el plan de pago, así como los campos para habilitar o valorizar oportunamente los avances del trabajo realizado.
El Plan de trabajo tiene por objeto definir el plan de inversión o plan ejecutivo del contrato y su plan de pagos. Asimismo implica relacionar en forma puntual la generación de las unidades físicas y su correspondiente valuación. Este plan de trabajo es la base sobre la cual se podrá proyectar el compromiso del proyecto y se confirmará o se validará un determinado avance o cumplimiento del mismo. Se pueden ingresar planes de trabajo con o sin seguimiento físico.
Los registros ingresados con valores monetarios pero sin cantidades físicas (con carácter de anticipo, por ejemplo) permiten realizar pagos sin implicancia de avance físico pero sí de orden financiero. Únicamente luego de la aprobación técnica de la realización de un avance, podrá ser cursado formalmente el pago.
El seguimiento físico se realiza a través de las unidades e indicadores asignados a cada folio para cada etapa de avance según corresponda. Normalmente existen otro tipo de indicadores, de orden cualitativo, que será menester evaluar por otros medios o por la combinación con el módulo de indicadores sociales.
5.+Secci%C3%B3n+Inventario%3AEsta sección tiene por objeto llevar un inventario con los registros de adquisiciones y transferencias de bienes y equipos realizadas por un proyecto. El mismo permite crear un inventario permanente que al administrador del proyecto le sirva para poder identificar fácilmente el lugar al que se han asignados los bienes y equipos.
Todo ingreso o egreso de algún bien o equipo se realiza de acuerdo al folio que le dio origen. Permite tener para cada folio la descripción del equipo adquirido, datos propios de la compra y el lugar al que ha sido asignado el equipo. Y si hubiese sido transferido; en qué fecha se realizó la transferencia y a qué entidad se transfirió. Además posibilita el ingreso de notas u observaciones en cada caso.
6.+Secci%C3%B3n+Pagos%3AEl Módulo de Multilaterales del Alerce posee su propio manejo contable . Permite operar en forma multimonetaria los pagos, y registra en forma automática la contabilidad tanto en moneda local como en la moneda externa estipulada, para los pagos de contratos y los asientos de movimiento. Sin la ingerencia permanente de un especialista contable, el sistema prepara automáticamente las cuentas, conceptos, retenciones implicadas; basada en la configuración ya preestablecida para el formato de asiento de pago o de movimiento manual. Es posible corregir manualmente el asiento propuesto antes de su registración si fuera necesario.
7.+Secci%C3%B3n+Contabilidad%3AEl módulo de Multilaterales contempla una sección contable integrada con sus diferentes sectores, que permite visualizar todos los movimientos financieros del proyecto generados, tanto en forma automática como manual.
El sistema genera automáticamente el plan de cuentas del proyecto, en base a la estructura del mismo, conforme a lo establecido por el documento del proyecto. Basándose en él, se diseña la contabilidad multimonetaria, y es posible visualizar los estados financieros (Estados de origen y aplicación de fondos y balances), y toda información contable-financiera complementaria actualizados al momento.
Desde el sistema podemos introducir todas las partidas presupuestarias vinculadas con el proyecto, según la estructura presupuestaria del organismo al que se adscribe el mismo. Una vez cargadas y mediante un conversor de cuentas, el sistema permitirá relacionar las cuentas del proyecto, con las cuentas locales y partidas presupuestarias, a efectos de poder emitir listados e informes generales que sirvan de soporte a los registros contables locales y al seguimiento de la ejecución presupuestaria.
Una vez definido el plan de cuentas del proyecto y establecida su relación con las cuentas locales y partidas presupuestarias, y las cuentas pagadoras, el sistema está en condiciones de registrar los movimientos por medio de asientos o registraciones contables. Existen dos tipos de asientos según sea el origen de la registración:
Es posible reversar los asientos contables, incluso los automáticos. Si existiese un error, debería salvarse reversando el asiento original, para que quede anulado, y generar uno nuevo con los valores y/o cuentas corregidas. De esta forma el sistema garantiza la transparencia de los registros y la correcta actualización de todos los procesos integrados, como ser desembolsos del préstamo, reportes de avance de ejecución del proyecto, etcétera.
Los registros de pagos y los asientos de movimiento manuales generan la permanente actualización de la contabilidad, permitiendo emitir listados de este módulo en forma bimonetaria (moneda local y moneda elegida por el préstamo) en cualquier momento y actualizados a la fecha de emisión.
8.+Secci%C3%B3n+Desembolsos%3AMediante el registro integrado de datos, el sistema ha controlado previamente toda la información que llega a esta etapa para validar los fondos del préstamo. Sólo es menester tomar la decisión de desembolsar y elegir cada uno de los pagos realizados que están en condiciones para ello, verificando por última vez que la documentación de respaldo esté en forma. Hecha esta verificación de orden administrativo se procede a dar la orden de desembolsar y emitir entonces los reportes correspondientes. El sistema automáticamente define los reportes y procesos necesarios de acuerdo a la normativa del organismo financiador.
9.+Secci%C3%B3n+de+reportes+generales+de+monitoreo%3AA través de esta sección se podrá emitir en forma automática y totalmente integrada los reportes de monitoreo general del proyecto (como por ejemplo los PMR's o FMR's solicitados por el Banco Mundial). El sistema automáticamente define los reportes necesarios de acuerdo a la normativa del organismo financiador, gobierno local y departamento de monitoreo y seguimiento del proyecto.
