El módulo de indicadores se integra totalmente al resto del sistema, presentando ampliaciones de información en ciertas áreas del mismo así como nuevas pantallas. Para realizar el módulo de seguimiento y evaluación de indicadores nos basamos en el modelo analítico de Clipp para medición de desempeño.
Esta medición requiere evaluar 3 tipos de indicadores:
El sistema Alerce, por ser una herramienta de utilidad para la optimización en el gerenciamiento, permite la optimización de los tiempos de planificación, revisión e implementación de los procedimientos técnico-administrativos. En su versión estándar tiene incorporado el seguimiento de indicadores de ejecución y unidades físicas. Estos están ligados a un plan de trabajo perteneciente a un contrato. La evolución del plan de trabajo incide directamente en la evolución del indicador.
A su vez maneja el presupuesto anual del proyecto, el cual es afectado por los momentos de ejecución de los contratos y por supuesto con la conclusión de los mismos.
Además realiza el monitoreo de desvíos en la ejecución tanto de los planes de trabajo de contratos como de los procesos administrativos previos, los cuales se reflejan en los reportes numéricos y gráficos, y que en términos de ejecución de los proyectos pueden marcar la diferencia notable en el desarrollo del cumplimiento efectivo de las tareas.
Para una mayor eficacia en la gestión gerencial el sistema Alerce ha incorporado un módulo con las siguientes mejoras, orientadas a un mejor y más detallado seguimiento y evaluación del proyecto.
El módulo como tal implica una serie de funciones adicionales pero también pantallas específicas que facilitan las relaciones a establecer así como su seguimiento. De igual forma implica una serie de reportes y gráficos específicos. Más allá de los agregados la condición de modularidad implica que puede ser implementado en proyectos que poseen el sistema Alerce operando con anterioridad sin mayores inconvenientes para los datos previos.
Incorporaci%C3%B3n+de+un+nuevo+Plan+Operativo+Anual+%28POA%29El POA se deriva directamente del Presupuesto y del Plan de Inversiones del proyecto, y detalla todo lo requerido para el cumplimiento de una tarea. Si bien el POA al igual que el presupuesto, es confeccionado por los proyectos con anterioridad al inicio del año, es posible que los mismos sufran modificaciones.
Por esta razón se tiene previsto, que se guarden dos momentos del mismo. Uno al inicio del año, cuando el proyecto verifica que el POA planificado es el aprobado por la unidad o instancia correspondiente, y un segundo momento, cuando se realice a medio término de ejecución del año la evaluación de lo estimado con lo efectivamente ejecutado y se realicen los ajustes correspondientes, y éstos sean aprobados.
El presupuesto, el plan de inversiones y el POA del proyecto, deben mantener cierta coherencia entre ellos.
En este nivel se especifican:
Estos datos van a permitir definir las acciones a realizar durante el año,establecer las metas en términos de cantidades y tiempos y los costos vinculados a éstas.
Con estos datos y la oportuna comparación con la ejecución realizada por el proyecto, el monitoreo de las acciones marcará los desvíos o atrasos ocasionados, y la evaluación de éstos redundará en la toma de decisiones en vista de mejorar el programa y hacerlo más efectivo.
Mejoras+en+la+secci%C3%B3n+de+Procesos+de+Contrataci%C3%B3nEn el sistema se consignan los datos generales de cada uno de los procesos de contratación (LPN, LPI, CD, etc), se ingresan las tareas correspondientes a cada uno de estos tipos, con sus fechas estimadas y reales, como así también la cantidad de días que comprende el período de cada una. De esta manera se pueden establecer los tiempos estimados para cada uno de los pasos en el ciclo, así como la fecha en que efectivamente se realizó cada operación. Esto permite la comparación ente las estimaciones realizadas por los consultores del proyecto y los tiempos reales, y realizar el monitoreo de las acciones con la emisión de reportes de seguimiento y monitoreo.
Cuando se opera con el módulo de Seguimiento de Indicadores, es posible relacionar a los procesos de contratación las tareas del POA, de forma de poder presentar respecto de ellas, las fechas y plazos estimativos y reales de cada proceso.
Mejoras+en+la+secci%C3%B3n+de+ContratosEn todas las versiones del sistema la sección de contratos representa el núcleo del mismo. En lo que respecta a los indicadores es donde mayor relevancia cobra realizar las tareas de monitoreo y avance de indicadores, particularmente en los planes de trabajo de los contratos.
De acuerdo con las normativas de los organismos de financiamiento, el control de los procedimientos de cumplimiento de los contratos se realiza tanto en su dimensión física como de avance financiero.
En la versión estándar, cada contrato está ligado a un solo indicador y cada ítem del plan de trabajo está ligado sólo a una unidad física. En este módulo se incorpora la utilización de más de un indicador por contrato, pudiéndose indicar además, si las unidades utilizadas en los ítems del plan de trabajo afectan a todos o específicamente a algún indicador. Esta operatividad permite un mejor monitoreo de los procesos y resultados de las diferentes actividades planificadas en el POA.
En esta sección no sólo se podrá realizar el monitoreo de los avances ejecución en términos de unidades físicas y su correlativo avance en el indicador asociado observado en valores porcentuales, sino que también se prevé el monitoreo de los atrasos temporales que puedan sufrir los avances en el plan de trabajo, de cada uno de los ítems o tareas especificadas para cada uno de los contratos. Vale decir que se pueden comparar la curva de la evolución planificada respecto a la efectivamente realizada, en tiempos y cantidades, tanto en los reportes numéricos como gráficos. Versiones anteriores del sistema permitían evaluar sólo las variaciones temporales, y para un único indicador por contrato.
Además, es posible configurar avisos para notificar automáticamente por correo electrónico al funcionario que la gerencia de los proyectos designe, avisándole del atraso en el cumplimiento de alguna de las actividades establecidas en el plan de trabajo. De esta manera el nivel gerencial toma conocimiento inmediato del atraso en la actividad y puede gestionar las medidas correctivas correspondientes.
Manejo+de+indicadores+no+dependientes+de+un+plan+de+trabajo+o+de+un+proceso+de+contrataci%C3%B3n.Existen tareas a ser evaluadas y que probablemente no se encuentren contenidas en el plan de trabajo de los contratos o dentro de un proceso licitatorio, o no provengan de datos relevados por algún instrumento como por ejemplo, una encuesta. En otros casos los valores a consignar para el indicador correspondiente provienen del análisis estadístico previo realizado sobre información de instituciones ajenas al proyecto, que la proveen en forma elaborada con independencia del mismo, como por ejemplo indicadores de uso de agua de red o desagote sanitario. Para el seguimiento de estas tareas se ha incorporado una pantalla de carga y definición de indicadores y sus distintos avances.
Otro ejemplo de utilidad de este tipo de operación podría describirse en el interés de un proyecto con finalidad social, donde en el POA estén establecidas reuniones periódicas con la comunidad, y en las unidades físicas y metas se fundamenten en términos de cantidad de reuniones al año.
Es muy probable que a los responsables de estas reuniones les interese conocer la cantidad de personas que asisten a cada reunión y comparar su evolución en el tiempo.
Los datos a consignar varían según el caso pero el sistema permite su definición, con unidad de medición y cantidades, así como las fechas de cada muestreo y su relación con el contexto de registros del sistema.
Es necesario tomar en cuenta que según el momento en que se realice la medición, los indicadores pueden identificarse como:
Las líneas de base son los valores de los indicadores al inicio del período de planificación. Los logros, son los valores al finalizar.
Es fundamental para una correcta evaluación de objetivos e impacto del Proyecto el conocer con exactitud de que punto se está partiendo. Para esto se construye la llamada línea de base, la cual está formada por el conjunto de indicadores elegidos para evaluar los logros del proyecto, medido al inicio del mismo. Estos valores son inamovibles, y la diferencia entre éstos y los valores obtenidos tanto en la evaluación intermedia como la final, es la que muestra los efectivos logros del Proyecto.
M%C3%B3dulo+de+Asignaci%C3%B3n+de+Referencias+Geogr%C3%A1ficasEste módulo del sistema permite el almacenamiento de datos georeferenciados asignándolos a la información cargada en el sistema, para obtener información gráfica de la evolución del proyecto, en base a los mapas base asignados.
El sistema permite la definición de objetos de distinto tipo con coordenadas geográficas, de forma tal que al relacionarse con los planes de trabajo de los contratos se pueda asignar la referencia de su evolución, identificando las áreas de influencia con los valores asignados. De esta forma es posible presentar los gráficos con las áreas implicadas.
Los datos de referencia geográfica son elaborados previamente con las metodologías habituales en levantamiento de información en campo con GPS, así como los mapas base sobre los que el sistema, luego de ingresados, representa los avances del proyecto. Este módulo no fue diseñado con el fin de realizar la generación de mapas georeferenciados, para lo cual existen herramientas de uso extendido en el ramo, sino para poder asignar la relación del seguimiento de contratos con los mapas base y los datos de GPS, permitiendo para ello la incorporación de los mismos y su relación con los avances.
En base a objetos definidos por el usuario y a la información geográfica relacionada con los distintos planes de trabajo, el sistema presenta sobre los mapas base su desarrollo, ubicando los objetos con la información relacionada. De esta forma es posible que sobre el mapa geo-referenciado de una región de aplicación del proyecto se marquen los puntos, líneas o áreas del desarrollo de las obras o servicios prestados, o bien la influencia de las actividades.
