Sistema Alerce

Generalidades

El sistema ALERCE, consiste en una familia de productos diferentes, pero totalmente compatibles e integrables. Está diseñado para contener módulos independientes e interactivos. Independientes porque pueden instalarse por separado de acuerdo a la necesidad puntual del cliente. Interactivos porque se conectan entre sí, o con otros sistemas de la empresa, en forma totalmente automática.

Fue diseñado para permitir el control de proyectos de diversa índole. Toda la información contenida en el sistema es relacionable entre sí y garantiza que el mismo dato no sea cargado dos veces.

Constituye una herramienta de utilidad para la optimización en el gerenciamiento, al conseguir la visión de la totalidad de los trámites administrativos y avances físico-financieros requeridos. Permite además la optimización de los tiempos de planificación, revisión e implementación de los procedimientos técnico-administrativos y facilita la tarea del personal, al integrarse con otras herramientas de software de uso habitual en las oficinas.

Fue concebido para conformar un conjunto de módulos integrados que fueran confiables y auditables. Provee en sus distintos módulos y secciones información precisa y oportuna para el control de las diferentes áreas en que se puede desarrollar un proyecto multilateral, empresa privada, organismo o dependencia de gobierno, centros de educación, Etc.

Una de las ventajas de la modularidad, radica en que se puede capacitar al personal por etapas o bloques, especificando los niveles de seguridad mediante roles definidos por la institución.

Integración del Módulo de Multilaterales.

Uno de los módulos que compone al sistema Alerce es el módulo de Multilaterales, el cual fue desarrollado en un principio, como un sistema independiente denominado en sus anteriores versiones, SIGMA (Sistema Integrado de Gestión y Monitoreo Automático). Este módulo desde sus orígenes, fue concebido para administrar proyectos multilaterales con normas BID, BIRF, CAF, Etc., tomando como concepto principal el manejo integral de la información dentro de éste y el de carga única de datos. El sistema cumple con las normativas establecidas por los organismos a nivel internacional, así como las normas contables estándar en una docena de países.

Para integrar el sistema SIGMA 3.0 al sistema Alerce y al conjunto de módulos que lo conformaron desde un principio, debimos realizar algunas modificaciones en su estructura central, manteniendo la misma operatividad y lógica e incorporando algunos agregados adicionales que lo convirtieron en una herramienta aún más poderosa para la administración de proyectos. Estas modificaciones convirtieron al SIGMA 3.0 en un módulo más del sistema ALERCE, llamándose a partir de este momento Módulo de Multilaterales del Sistema Alerce, versión 4.0.

Podemos sintetizar las características y beneficios de siguiente manera:

• Disminuye costos de operación al simplificar las funciones y carga laboral del personal del proyecto.
• Se obtiene mayor control y organización de la información que se posee.
• Evita la duplicación en la carga de datos.
• Simplifica el trabajo diario al estar automatizados los procesos de presupuesto, contabilidad, pagos, contratos, Etc.
• Genera los asientos contables en forma automática.
• Permite funcionar en forma multimonetaria, llevando la contabilidad en forma bi-monetaria, (moneda local y la moneda elegida por el proyecto).
• Controla automáticamente las operaciones, sin que queden por cumplirse ninguno de los pasos reglamentarios.
• Obtiene todos los reportes tanto en moneda local como en la moneda establecida por el proyecto.
• Permite la emisión de listados en cualquier momento, actualizados a la fecha y hora de emisión.
• Todos los informes generados pueden ser visualizados desde el sitio Internet.
• Facilita la generación de nuevos reportes.
• Provee herramientas de ayuda para la carga de datos masivos y repetitivos.
• Establece un entorno amigable y de fácil utilización. Posee asistentes para el uso de cada pantalla.
• Establece un banco de datos con todas las ofertas presentadas en los procesos de contratación o adquisición.
• Efectúa proyecciones financieras.
• Realiza el seguimiento de los indicadores operativos del proyecto.
• Realiza el monitoreo de las unidades físicas y su avance.
• Tiene un sistema de seguridad sólido, el cual filtra la entrada y modificación de datos, permitiendo especificar niveles de seguridad y de acceso a los usuarios del sistema.
• Genera un registro histórico de la información, el cual permite saber qué operaciones, por quién y en qué momento fueron realizadas.
• Almacena y transfiere datos por la red global en forma segura.
• Permite llevar un inventario con los registros de adquisiciones y transferencia de bienes, según las normativas establecidas.
• Consolida reportes con ciertos criterios, de la información de diferentes unidades ejecutoras pertenecientes al proyecto.